Jeder hat einen Hausschlüssel, der Partner hat einen Schlüssel und die Kinder teilweise ebenfalls, aber in größeren Firmen potenzieren sich dies Schlüssel rasch. Eine Firma ist unterteilt in Abteilungen und Unterabteilung, diese Bereiche sind unterschiedlich sensibel. Zugang sollen nur qualifizierte Mitarbeiter haben. Forschung und Entwicklung muss geschützt werden und damit muss der Zugang kontrollierbar bleiben. Die Schlüsselverwaltungund die Verwaltung von Zugangskarten ist daher ein wichtiger Aspekt im Wettbewerb, denn wer stets alle Zugangsberechtigten kennt, ist auf der sicheren Seite, dass unberechtigter Zugang nahezu ausgeschlossen ist. Wer seinen Schriftverkehr heute zeitgemäß organisiert nutzt dazu alle technischen Möglichkeiten. Daher ist es nur folgerichtig, nicht nur Schriftverkehr und Büroorganisation elektronisch zu verwalten, sondern auch Schlüsselqualifikation elektronisch zu erfassen. Der Stand der Technik ermöglicht dies über eine benutzerfreundlich Schlüssel Datenbankdie durch eine bedienerfreundliche Oberfläche genutzt werden können. Hier wird der Bestand der Schlüssel oder Zugangskarten einfach eingegeben und jede Schlüsselausgabe elektronisch notiert. Außerdem können Universalschlüssel mehreren Standorten zugeordnet werden. Dadurch hat man eine guten Überblick darüber wer wozu Zugang hat und wann. Durch diese sinnvolle Verwaltung von Schlüsseln, ist es eine Frag von Sekunden zu erfahren wo der Schlüssel zu einem beliebigen Raum ist oder wer den Schlüssel als letztes, vorletztes oder am ersten des Monats hatte.